Je organisatie wil afspraken maken om MONO te gaan rijden. Hoe pak je dit aan? Het is handig om van tevoren te weten wat je medewerkers vinden van smartphonegebruik in de auto. Een goede eerste stap is daarom een discussiebijeenkomst. Je kunt dan meteen peilen hoe je medewerkers ertegenaan kijken en wat hun wensen zijn.
Bewustwording
Stimuleer je mensen om zich af te vragen hoe ze werkelijk denken over appen en bellen tijdens het rijden. Stel vragen als: ‘Hoe afhankelijk ben je van je smartphone?’ ‘Moet je altijd bereikbaar zijn?’ ‘Hoe ontspannen zit je in de auto?’ ‘Wat kost het ons als we de smartphone uitzetten in de auto – en wat levert het op?’ Plan de discussie tijdens een vergadering of personeelsbijeenkomst. Of organiseer een meeting die specifiek over dit onderwerp gaat. Wellicht zijn er meerdere sessies nodig om bewustwording en draagvlak te creëren.
Loyaliteit
Wist je dat veel medewerkers denken dat je als werkgever verwacht dat ze bereikbaar zijn in de auto? Ook werkdruk is een veelgenoemde reden om onderweg een telefoontje of e-mail af te handelen. Ga hierover met elkaar in gesprek en benadruk dat de veiligheid van je medewerkers altijd bovenaan staat.
Extra tip: wist je dat de combinatie van werken en autorijden helemaal niet zo productief is? Je bent dan minder geconcentreerd op de weg, maar óók minder op het werk.
Tip 2: Maak samen afspraken
Maak heldere afspraken over smartphonegebruik in het verkeer. Je kunt kiezen voor een totaalverbod: de telefoon mag pas weer gebruikt worden op de bestemming of bij een tussenstop. Gaat deze maatregel jullie te ver, dan kun je ook afspreken dat alleen handsfree bellen toegestaan is; het lezen of versturen van berichten niet. Dit kun je uitbreiden met de afspraak om telefoneren te beperken tot inkomende gesprekken. Hou die liefst heel kort en zeg dat je later terugbelt. Waar je ook voor kiest: hoe duidelijker de afspraken, hoe minder afleiding in de auto.
Effect op werktijd
Het besluit om MONO te gaan rijden, maakt dat je medewerkers weten waar ze aan toe zijn; dat geeft rust. Het heeft wel consequenties voor hun tijdsindeling. Als reistijd weer echt reistijd wordt, besteden je medewerkers die tijd niet meer aan telefoontjes of berichten. Aan de andere kant kunnen ze hun werk onderweg even loslaten en alles op een rij zetten, wat wellicht verfrissende ideeën oplevert. Daarnaast is het meer en meer geaccepteerd om niet altijd en overal bereikbaar te zijn.
Extra tip: zorg dat voor iedereen helder is wat urgent is, en wat niet. Zo voorkom je dat medewerkers een bericht te snel als ‘dringend’ bestempelen.
Tip 3: Bepaal wat urgent is – en wat niet
Ook als je MONO rijdt, wil je elkaar bij echt dringende zaken kunnen bereiken. Bepaal daarom samen wat urgent is, en wat niet. En vooral: hoe jullie met spoedgevallen omgaan. Je kunt de smartphone bijvoorbeeld zo instellen, dat een specifiek nummer altijd mag storen, zelfs als de telefoon op stil staat. Daarnaast is het handig om in de afspraken mee te nemen dat jullie één medium reserveren voor urgente berichten.
Geen bericht, goed bericht
Met deze afspraak help je medewerkers om niet in de verleiding te komen om hun telefoon te gebruiken. Want zolang er geen urgent bericht binnenkomt, kunnen ze rustig verder rijden en de aandacht op de weg houden.
Tip 4: Maak afspraken officieel
Leg de afspraken die jullie hebben gemaakt vast. Kies vervolgens een gelegenheid waarbij alle medewerkers hun handtekening eronder zetten, bijvoorbeeld een vergadering of een speciaal hiervoor georganiseerde personeelsbijeenkomst. Dit is meteen de officiële aftrap: vanaf nu rijden jullie MONO.
Samen verantwoordelijk
Een afspraak die op papier staat, voelt minder vrijblijvend. Door je handtekening eronder te zetten, laat je zien dat je erachter staat en ga je echt een commitment aan. Wanneer dit op een officieel moment gebeurt in het bijzijn van alle collega’s, heb je een gezamenlijke gedragsafspraak gemaakt. En daarvoor ben je ook samen verantwoordelijk. Dit betekent dat je elkaar helpt om de telefoon onderweg niet te hoeven gebruiken en dat je elkaar er, zo nodig, op aanspreekt.
Extra tip: als de afspraken op papier staan, is het belangrijk om er aandacht aan te blijven geven. Zo breng je een gedragsverandering tot stand.
Tip 5: Maak het arbeidscontract MONO
Je kunt ook afspraken opnemen in de arbeidsvoorwaarden. Zo benadruk je als organisatie dat de veiligheid van je medewerkers hoge prioriteit heeft. Voor nieuwe medewerkers is het straks een vanzelfsprekende gedragsregel om MONO te rijden.
Hulp van een app
Als je de afspraken in de arbeidsvoorwaarden zet, is het van belang dat je bepaalt hoe je gaat monitoren of medewerkers zich aan de afspraken houden. Een betrouwbare manier om het smartphonegebruik objectief te meten is het inzetten van een technisch systeem of een app die bepaalde functies blokkeert wanneer iemand achter het stuur zit. Voor Android-toestellen is er de app In-Traffic Reply, die automatisch reageert op berichten en telefoontjes. Op de iPhone kan een nietstoren-functie voor onderweg worden ingesteld. Lees hier meer over MONO.
Extra tip: help je collega’s om MONO te rijden en stuur geen berichten als je weet dat ze onderweg zijn.
Tip 7: Noteer reistijd in de agenda
Werkt je organisatie met een openbare agenda? Overweeg dan om voortaan ook de reistijd in de agenda te zetten. Zo weten medewerkers wanneer hun collega’s in de auto zitten en dus even niet bereikbaar zijn. Je kunt het ook onderdeel van de MONO-afspraken maken dat medewerkers elkaar niet mogen storen als er ‘reistijd’ in de agenda staat. Hiermee maak je het je medewerkers makkelijker om zich aan de afspraken te houden, want wie geen bericht ontvangt, komt ook niet in de verleiding om erop te reageren.
Tip 8: Vertel het klanten en partners
Deel met al je klanten en partners dat jullie MONO rijden. Je medewerkers zullen je dankbaar zijn als hun contactpersonen weten dat ze niet altijd en overal bereikbaar zijn; dat maakt het makkelijker om zich aan de afspraken te houden. Het heeft ook een positief effect op het imago van je organisatie wanneer je laat zien dat jullie verkeersveiligheid belangrijk vinden en er een steentje aan bijdragen.
Wij rijden MONO
Zet onder alle e-mails standaard de regel: ‘Voor uw en onze veiligheid lezen wij onderweg geen berichten. Hebt u ons dringend nodig? Bel dan even.’ En elke keer als je de regel ‘Wij rijden MONO’ in een contract zet, attendeer je je klant of partner op het feit dat social media en verkeer niet samengaan. Het kost niks en heeft veel effect.
Tip 9: Deel de afspraken op de website
Laat online zien dat jullie MONO rijden. Zet het op de website en vergeet ook intranet niet. Als je publiekelijk deelt dat jullie organisatie afspraken heeft gemaakt voor veilig smartphonegebruik in de auto, is dat voor je medewerkers een extra stimulans om zich eraan te houden.
Inspirerend
Bovendien maak je elke bezoeker van je website attent op het feit dat social media en verkeer niet samengaan. Wellicht inspireert het anderen om het thema ook op de kaart te zetten.
Tip 10: Spreek elkaar aan
Stel, iemand merkt dat een collega social media gebruikt tijdens een autorit: wat kun je dan doen? Betrek de medewerkers hierbij en geef ze de verantwoordelijkheid om elkaar er – met respect – op aan te spreken.
Vriendelijke sanctie
Het werkt goed om dit vanuit een positieve invalshoek te doen, met een vriendelijke sanctie. Laat degene die de verleiding van zijn telefoon niet kon weerstaan zijn collega’s bijvoorbeeld trakteren op iets lekkers. Dat is meteen een originele manier om het team te herinneren aan de afspraken voor veilig smartphonegebruik. Het vormt tegelijk een stimulans voor de andere medewerkers om zich wel aan de MONO-afspraken te houden.
Extra tip: laat je collega’s weten dat je onderweg bent, zodat zij jou even niet storen. Want onderweg zijn is de beste reden om niet te reageren.
Tip 11: Zet filmpjes in
Op internet zijn veel filmpjes te vinden die in beeld brengen hoe snel je als bestuurder afgeleid raakt door je smartphone. Soms zijn ze indringend. De filmpjes geven de kijker inzicht en een moment van reflectie op zijn of haar eigen gedrag.
Laagdrempelig
Een filmpje laten zien is een laagdrempelige manier om bewustwording en draagvlak te creëren. Filmpjes wijzen je medewerkers op het belang van afspraken voor veilig smartphonegebruik – en je daaraan te houden. Ze zijn ook geschikt om het thema levend te houden in de organisatie. Je kunt een filmpje vertonen tijdens personeelsbijeenkomsten of er af en toe een verspreiden via de interne communicatiekanalen. Zet filmpjes alleen in als hulpmiddel, want het effect ebt vrij snel weg.
Tip 12: Hou de afspraken actueel
Als je organisatie MONO rijdt en alle afspraken op papier staan, is het zaak om de nieuwe regels op de radar te houden. Hoe zorg je dat de afspraken beklijven en tot gedragsverandering leiden?
Terugkerend thema
Kies vaste momenten waarop je de medewerkers herinnert aan de afspraken, bijvoorbeeld tijdens het teamoverleg of de kwartaalbijeenkomst. Zo maak je veilig smartphonegebruik tot een terugkerend thema. Ook het functioneringsgesprek is een mooi moment voor evaluatie en om te monitoren of het onderwerp nog steeds leeft. Vraag je medewerkers of het lukt om de telefoon niet te gebruiken als ze onderweg zijn.
Sleutelrol
Ook als jullie al een tijdje MONO rijden, blijft het management een sleutelrol spelen: als voorbeeld, als reminder en als ondersteuning.
Tip 13: Stel telefoons in op MONO
Door de zakelijke telefoons MONO in te stellen worden medewerkers onderweg niet afgeleid door binnenkomende berichten en kan eventueel een automatisch antwoord gestuurd worden zoals “Bij ‘naam’ rijden we MONO en ik lees berichten niet onderweg”.
IOS/Apple
Zo zet je ‘niet storen tijdens autorijden’ aan
• Ga naar Instellingen
• Tik op Niet storen
• Activeer Niet storen tijdens autorijden op automatisch
Stel een automatisch antwoord in
Let op: dit antwoord werkt alleen in iMessage en niet in WhatsApp
Android
Activeer de ‘In-Traffic Reply’-app en als je die niet hebt download hem in de Playstore
Tip 14: Download MONO-communicatiemiddelen
Help je collega’s, leveranciers en klanten om MONO te rijden. Download de MONO- communicatiemiddelen op MONOzakelijk.nl van stickers tot sleutelhangers en van parkeerbordjes tot posters die je zelf kunt personaliseren. Maak MONO niet te missen!
